Organizzazione completa di un convegno o congresso

organizzazione convegno o congresso

Stai immaginando o già organizzando un evento?

Congress Tecno Service di Assisi è specializzata nell’organizzazione tecnica di congressi e meeting aziendali e da anni accompagna con competenza ed esperienza gli ideatori degli eventi nell’esecuzione pratica.

Aziende pubbliche e private, organizzazioni, enti, associazioni e fondazioni, investono tempo, energie, personale e risorse per organizzare eventi, convention, meeting, riunioni, congressi e manifestazioni.
Per la buona riuscita di ogni convegno l’aspetto tecnico (audio, video, illuminazione, scenografia) non va mai trascurato e affidarlo a dei professionisti è una scelta che aumenta il valore dell’esperienza offerta ai partecipanti.
CTS offre consigli e suggerimenti tecnici per pianificare il convegno e catturare l’attenzione del pubblico presente.

Location per un convegno

Ogni evento aziendale richiede uno specifico tipo di location, se l’azienda non dispone al proprio interno di locali adeguati ad organizzare meeting, congressi e convention, dovrà individuare una struttura idonea ad ospitarli. La scelta della struttura ricettiva per un congresso o per un meeting è forse uno dei compiti più importanti da delegare a dei professionisti. CTS si occupa di ricercare, selezionare e proporre le migliori location per il tuo evento.

Una situazione che spesso si verifica all’interno delle location che vengono utilizzate per gli eventi è quella dell’assenza di una adeguata connessione internet. CTS sarà in grado di creare reti Wi-Fi ad hoc per lo scambio di dati tra PC, smartphone, tablet e per assicurare una navigazione su Internet stabile, veloce e dedicata.

Audio e video perfetti fanno la differenza in un evento

Il successo di un convegno dipende soprattutto dalla qualità audio e video offerti. Guardare uno schermo e ascoltare un’esposizione può rivelarsi per gli ospiti un’esperienza completamente diversa a seconda della posizione occupata all’interno della sala. Quando l’allestimento dell’impianto audio viene curato da una persona poco professionale, può accadere che gli ospiti seduti nelle prime file sentano troppo forte e chi invece si trova dietro faccia fatica a comprendere le parole dell’interlocutore. Similmente può accadere che un video mandato con un videoproiettore non adatto, possa restituire un’immagine che, non essendo stata elaborata in modo corretto, visualizzi dei contorni poco definiti con effetto simile allo sfocato e conseguente difficoltà di lettura da parte dei partecipanti, soprattutto di quelli seduti in fondo alla sala.

CTS, grazie agli anni di esperienza accumulata e alle elevate competenze tecniche, sarà in grado di dimensionare e gestire correttamente l’impianto audio (service audio) e video (service video) affinché tutti i partecipanti possano sentire perfettamente e vedere correttamente da qualsiasi posizione.

Servizi tecnici di un convegno con video

Abbiamo già evidenziato l’importanza di una visione corretta dell’evento da parte di tutti i partecipanti, vogliamo presentarti ora alcuni servizi tecnici legati alla riproduzione video che CTS è in grado di fornire negli eventi che gestisce:

  • regia video, mixer grafici e media server all’avanguardia per realizzare contenuti video live adatti ad ogni evento;
  • schermi per videoproiezioni frontali o retro adatti ad ogni situazione, Ledwall, Monitor/TV LCD, Videowall;
  • servizi di video/audio: ripresa mediante telecamere digitali HD, proiezioni multiple su più schermi anche in sale differenti;
  • centro slide per la correzione e l’elaborazione dei contenuti da proiettare durante l’evento;
  • eventi di LIVE Surgery con attrezzature specifiche e personale esperto di sala operatoria.

Servizi tecnici audio per un convegno

L’impianto audio per la perfetta diffusione del suono è uno degli aspetti fondamentali per la buona riuscita di un convegno aziendale. Affidarsi ai professionisti di Congress Tecno Service significa accedere ad elevate competenze tecniche per la selezione delle attrezzature migliori, in grado di eliminare i fastidi e i ritardi del suono all’interno della sala, come per esempio:

  • impianti di amplificazione di qualunque genere e potenza per un audio chiaro e cristallino;
  • radiomicrofoni per essere liberi di muoversi sulla scena e tra i partecipanti al convegno;
  • impianti di traduzione simultanea Bosh DCN Integrus con ricevitore cuffia fornito ad ogni partecipante, che consentirà di ascoltare la traduzione di ogni parola in alta qualità, contemporaneamente in più lingue.

Luci e scenografie per congressi

L’atmosfera di un evento con una scenografia di forte impatto visivo ed emozionale, sviluppata ad hoc per la tua azienda, contribuirà a rendere la tua convention un’esperienza unica e da raccontare attraverso:

  • proiezioni architetturali, video mapping ed interattività per effetti speciali inarrivabili;
  • corpi illuminanti adattabili ad ogni tipologia di location e possibilità di progettare e realizzare il disegno luce fisso o variabile migliore, anche a LED e a batteria, per sottolineare i vari momenti dell’incontro;
  • allestimento del layout del convegno anche con modalità innovative (ad esempio podio multimediale corredato da uno o più schermi per cavalieri elettronici e molto altro).

Congressi in presenza, online e misti

CTS è specializzata in convegni in presenza, online e misti, attraverso la trasmissione in streaming dell’evento su tutte le piattaforme più comuni o su siti internet.

Interattività e servizi ai partecipanti

Attraverso l’esperienza maturata negli anni Congress Tecno Service è in grado di rendere interattivo il tuo evento. Il relatore potrà porre delle domande agli invitati i quali in tempo reale potranno rispondere cliccando semplicemente un trasmettitore portatile o grazie alla realizzazione di App per smartphone. Offriamo:

  • sistemi di televoto in diretta con immediata possibilità di visualizzare i risultati sugli schermi messi a disposizione;
  • sviluppo di App su misura per l’apporto di servizi volti a migliorare l’esperienza di chi partecipa all’evento.

Personale tecnico di un convegno

CTS mette a disposizione dei propri clienti un personale tecnico di altissimo profilo e di grande competenza che parla anche la lingua inglese. Congress Tecno Service opera nel pieno rispetto di tutte le normative relative alla sicurezza sul lavoro e nell’allestire qualsiasi evento, meeting o convegno rispetta tutti gli obblighi di legge previsti. I tecnici specializzati CTS sono in possesso di tutti i requisiti e le abilitazioni necessarie allo svolgimento del lavoro in assoluta sicurezza.

L’organizzazione di eventi, che spesso risultano complessi per essere gestiti da collaboratori aziendali interni, richiede la professionalità, le competenze e le attrezzature di un partner esterno. In CTS ti offriamo supporto per creare eventi nuovi che si discostano da un approccio standard, in grado di catturare l’attenzione del pubblico in tutta Italia.


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